Eine der wichtigsten Ergebnisse der jüngsten Umfrage der Bizsugar Mastermind Community war, dass sich viele kleine Unternehmen stark auf DIY konzentrieren, die außerhalb ihres Fachgebiets durchgeführt werden müssen.
Kostet Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern ein Mangel an Fachwissen kann Sie auf lange Sicht mehr kosten.
Deshalb haben sich das BizSugar Advisory Board zusammen mit einigen wenigen Mitgliedern beim Aufbau virtueller Teams zu einer LinkedIn-Live-Diskussion zusammengetan, um Tipps, Tricks und Hacks zu teilen, um erfolgreiche virtuelle Teams zusammenzustellen, um zu bekommen, um zu bekommen, um sie zu bekommen Dinge für Ihr Geschäft getan. Die Teilnahme an der Diskussion sind:
- Anita Campbell, kleine Unternehmenstrends
- David Elkins, Zoho
- Ivana Taylor, Diymarketers
- Monique Johnson, Live-Videolabors
- Gail Gardner, Growmap
- Martin Lindeskog, Ego Netcast-Podcast-Host
- John Lawson, Cergerice Media
Bizsugar Roundtable-Virtuelle Teams und Geschäftserfolg
Wir haben in der stundenlangen Gruppenkonversation viel Boden behandelt Von der Entscheidung, wann Sie virtuelle Hilfe bringen können, über Tipps zur Einstellung virtueller Assistenten bis hin zu welchen Apps und Websites zur Verwaltung von virtuellen Mitarbeitern verwendet werden. Unten finden Sie ein bearbeitetes Transkript aus einem Teil des Gesprächs. Klicken Sie unten auf den eingebetteten SoundCloud-Spieler, um die vollständige Konversation zu hören.
Ermittlung des richtigen Zeitpunkts zum DIY, automatisieren und/oder mitzunehmen virtuelle Assistenten. Ich bin der Ansicht, dass Sie zuallererst automatisieren, wo Sie können, denn es wird fast immer billiger und Sie werden mehr das bekommen, was ich als Daten bezeichnen würde, die Sie verwenden können. Wenn Sie automatisieren, verwenden Sie Software für so viel wie möglich.
Es gibt jedoch Dinge, die Sie einfach nicht automatisieren können, und Sie sollten nicht automatisieren, sollten Sie es auf jeden Fall nicht tun. Ich meine, wir haben gerade in unserem Teammentreffen früher über die Notwendigkeit gesprochen, Persönlichkeit zu haben, Persönlichkeit in Ihr Unternehmen zu bringen, und ich denke, das ist für ein kleines Unternehmen wichtig. Sie müssen den Leuten etwas geben, an das Sie sich an Ihr Geschäft erinnern können. Und Persönlichkeit, ob es sich um die Personen handelt, die mit der Persönlichkeit oder Ihrer Marke oder was auch immer es ist, dass es wichtig ist. Und das alles kommt von Menschen. Und heute können Sie so viel davon von Menschen bekommen, die remote und virtuell arbeiten.
Eines der Dinge, die ich getan habe Die Mannschaft. Weißt du, es ist nicht unbedingt so, dass ich ausgegangen bin und jemanden rekrutierte, aber wenn ich mich heute alle Leute in diesem Anruf ansehe, sind dies alle Menschen, die sich irgendwie für uns interessierten. Ich kenne Martin, seit ich online angefangen habe, und das liegt daran, dass Martin meine Website besucht hat, und er begann zu kommentieren und ich lernte ihn kennen. Und es ist jetzt 17 Jahre her, den ganzen Weg von Stockholm, Schweden. Es tut mir leid, Göteborg, nicht Stockholm. Götebenburg. Ich habe ihn nie persönlich getroffen, aber ich habe das Gefühl, ihn zu kennen. Ich denke also, es ist wirklich wichtig, jeden Vorteil zu nutzen, den Sie können, und das ist eine Kombination von Dingen.
Ivana Taylor: Wenn Sie das Buch, die E-Mythos, gelesen haben Wenn Sie es haben, nehmen Sie es auf und lesen Sie es noch einmal, denn Michael Gerber gibt einige hervorragende Tipps zum Outsourcing. Der erste Tipp ist also, dass Sie Ihre Prozesse dokumentieren müssen. Weißt du was ich getan habe? Ich setzte mich gerade hin, und für ungefähr 30 Tage benutzte ich das Werkzeug und habe ein Zeitprotokoll verfolgt, um das zu verfolgen, was ich getan habe und wie lange es gedauert hat, dieses Ding zu tun.
Wenn Sie dann, sobald Sie das getan haben, merken Sie Muster, werden Sie feststellen, dass es finanzielle Dinge gibt, die Sie wie Rechnungen und solche Sachen tun. Dann gab es physische Dinge, die ich tat, z. B. das Schreiben eines Artikels, also gab es Forschungsarbeiten. Es gibt all diese verschiedenen Schritte der Dinge, die Sie tun. Sie werden nicht wissen, was Sie tun, bis Sie es dokumentieren und ein echtes Bild davon machen, was passiert.
Dies ist der beste Tipp aller Zeiten aus der E-Mythos. Sobald Sie Ihre lange Liste der Aufgaben bereits erledigt haben, wählen Sie diejenigen aus, die Sie nur ausführen können. Diese Art von Hearkens zurück zu dem, was Anita sagte, was die Persönlichkeit ist. Ich kann viele Dinge auslagern. Und ich weiß, lassen Sie sich nicht täuschen, DIY-Vermarkter. Es gibt Dinge, die Sie unbedingt auslagern müssen, und dann gibt es Dinge, die Sie absolut nicht auslagern können.
Wenn Sie diese Aufgaben erledigt haben, können Sie sie jetzt gruppieren. Dies sind finanzielle Dinge, das sind Marketing-Dinge, das sind soziale Dinge. Du weißt, was ich meine? Und so fragen sich die Leute immer, wie ich so viel mit so wenig mache, und das ist das Geheimnis. Nehmen Sie die E-Mythos auf.
David Elkins: Ja, Ivana hat mich ein wenig über die frühen Phasen meines Teams nachdenken. Ich leite ein Team von 12 Redakteuren, die mit unseren Produktteams in Chennai, Indien, zusammenarbeiten. Hier werden alle Produkte von Zoho gebaut und alle unsere Vermarkter befinden sich. Und so ist mein Team eine Art lokalisiertes Team für die USA, um diese Marketingbemühungen zu unterstützen.
Und ich habe zu Beginn darüber nachgedacht, als wir anfingen, diesen Prozess zu errichten, wie wir 45 verschiedene Produkte haben. Jedes Produkt hat zwischen drei und 15 Vermarktern, das sind Hunderte von Menschen an solchen Dingen beteiligt. Und ich erinnerte mich an einen frühen Kampf, den wir hatten, das war die Menge an mentaler Bandbreite, die durch die Nicht automatisierten Dinge aufgenommen wurde, indem ich versuchte, alles in unseren eigenen Köpfen zu verwalten, indem wir versuchten, sicherzustellen, dass jedes T gekreuzt wurde, jedes ich wurde gepunktet. Das hat wirklich eine Menge Bandbreite gegessen.
Und ich denke Sagen Sie: “Hey, können Sie sich darum kümmern? Können Sie sich das ansehen? Sie gehen. Ich meine, in einigen Fällen finden Sie Lösungen und Werkzeuge, die nicht über die Box gelangen. In einigen Fällen, je nachdem, wie komplex Ihre Systeme sind, wie komplex Ihre Prozesse sind. Manchmal kann etwas, das genau auf das zugeschnitten ist, genau das, was Sie tun, ein großer Lebensretter sein.
Mein Team, wahrscheinlich haben wir bearbeitet, ich denke, die letzte Zählung betrug ungefähr 5 Millionen Wörter Inhalt. Und wenn ich versuchen würde, wie wir es am Anfang gemacht haben, würde mir jemand eine E-Mail senden, und dann würde ich auf ein gelbes, legales Pad aufschreiben: “Oh, denken Sie daran, dieses Dokument zu bearbeiten. habe meinen Verstand verloren.
Ich denke also, dass das eine große Art und Weise ist, was Ivana sagte, diese Idee, sich die Dinge anzusehen, die viel Zeit auf sichern und auch auffressen viel von Ihrer geistigen Energie. Denn manchmal wird diese kleinen Dinge, wie alle Anfragen, die einkamen, nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, aber es wird eine Menge Energie dauern. Und ich denke, Energie ist auch eine wichtige Ressource, um Ihr Team zu sparen.
Monique Johnson: Ich möchte auch ganz schnell hier einspringen, Brent. Ich liebe dieses Buch, Ivana, also bin ich so froh, dass du das angesprochen hast. Und selbst bauen nur das, was Sie gesagt haben, und David sagte, weil es einige Leute gibt, die dies vielleicht hören oder uns beobachten und sagen: “Oh Mann, ich muss viel tippen und viel tippen und viel von Schreiben. Es gibt verschiedene Werkzeuge von Webstuhl bis Up! KOSTENLOS bezahlt, wo Sie nur den Bildschirm teilen können, was Sie tun, was Sie tun, und das zu erstellen, was Ivana gesagt hat, SOPs, Standard-Betriebsverfahren. Wenn es Zeit für Sie ist, dieses virtuelle Team aufzubauen oder auszulagern, ist es nicht so, dass Sie jemanden mitbringen und es ist wie: “Oh, was sage ich ihnen?” Oder “Lesen Sie dieses Dokument. Ich würde auch sagen, nimm das Video und habe es sogar transkribiert. Und wenn Sie ein neues Video für Updates aktualisieren müssen, übertragen Sie es erneut. Aber beides hilft bei der Bekämpfung verschiedener Modalitäten, die wir haben. Ich denke, das hilft sehr, wenn es um den Aufbau eines virtuellen Teams geht.
Finden Sie die richtigen virtuellen Assistenten für Ihre Arbeit
John Lawson: Okay, die meisten meiner Virtualen, ich habe von den Philippinen eingestellt und habe onlinejobs.ph verwendet . Gut? Onlinejobs.ph gegen eine der anderen. Ich habe andere ausprobiert, aber als es darum ging, vollständige Teammitglieder hinzuzufügen, fand ich, dass man das Beste ist.
Eines der Dinge, die ich tue, und ich würde vorschlagen, dass ich es tun kann, dass ich Codes in meinem Text für die Anzeige für den Arbeiter verberge. Ich meine damit, wenn ich nach einem Arbeiter suche, werde ich sagen: “Dies ist Job #75124”, aber ich werde das am Ende setzen. Sie müssen in Ihrer Antwort Job #75124 sagen, und auf diese Weise werde ich wissen, ob sie es lesen oder nicht. Weil so viele Arbeiter wie diese, egal ob sie an fünf oder einem anderen Ort sind, werden sie auf Ihren Job bieten, aber sie bieten auf den Job aller und sie werden die Beschreibung überhaupt nicht lesen. Wenn Sie also solche kleinen Dinge verstecken, ist das eines der wichtigsten Dinge, die ich tue.
Der andere, das ist eine große wichtige Sache, denn wie gesagt, ich stelle Leute für mein Team ein. Das sind Menschen, auf die ich mich verlassen möchte. Und so stelle ich während des Interviews eine Frage, ich sage: “Wo siehst du dich in den nächsten drei bis fünf Jahren?” Und ich stelle diese Frage. Wenn sie auf diese Frage antworten: “Nun, ich sehe mich, Arzt oder Zahnarzt, nachdem ich meine Schule beendet habe.” Ich stelle Ihren Arsch nicht ein. Das will ich nicht. Wenn Sie mir antworten: “Ich kann sehen, dass ich ein Team führt und Ihnen hilft, Ihr Geschäft auszubauen.” Das ist die Person, die ich will. Ich werde also kleine Dinge wie diese sehen, um die Absicht der Menschen wirklich zu sehen.
Und eine andere Sache ist, wenn Sie diese Arbeiter einstellen, denke ich nur, dass es besser ist, einen Vollzeitarbeiter als einen Teilzeitarbeiter einzustellen, insbesondere wenn Sie über die Philippinen sprechen, wo sie Sie zahlen sie buchstäblich 20%, sogar 10% dessen, was Sie einem US-Arbeitnehmer bezahlen würden, warum nicht? Wenn Sie sie haben, wenn Sie 10% von ihnen bezahlen, warum sollten Sie sie dann in Teilzeit einsetzen? Setzen Sie sie in Vollzeit auf, damit sie Ihre haben Ich möchte nicht, dass die Leute mondsieren. Ich möchte nicht, dass Leute für zwei und drei Kunden arbeiten. Du arbeitest für mich, du arbeitest mit mir. Ich brauche deine volle Aufmerksamkeit.
Brent Leary: Ich gebe dir einen. Ich mache viele Transkriptionen und Rev ist großartig für mich. Sie können eine 15-minütige Transkription in zwei Stunden oder weniger umdrehen, und es ist wirklich gut gemacht. Und das gehört auch dazu, virtuell zu sein. Ich kenne die Person, die es tut, nicht, ich stelle nur meine Anfrage ein und sie machen die Person, die die beste für diesen Job passen würde, und sie kümmern sich um all diese Dinge. Das ist ein Teil von, ich halte Rev. ich halte ein virtuelles Team, auch wenn es sich nicht um eine einzelne Person handelt. Es hilft mir, meine Sachen zu erledigen.
David Elkins: Ehrlich gesagt ist für mich eine Sache beim Aufbau eines virtuellen Teams, wenn es ein Vollzeit-Team sein wird, in dem Sie wirklich erwarten, dass es eine sehr zusammenhängende Umgebung von Menschen ist Dies mag keine sehr befriedigende Antwort haben, aber ich finde persönliche Empfehlung, wenn ich ein virtuelles Team aufbaue. Wenn ich jemanden vor Ort einstelle, weiß ich, dass ich mich mit dieser Person zusammensetzen kann, wir werden eine Beziehung aufbauen. Es wird Vertrauen geben, das im Laufe der Zeit aufbauen wird.
Aber wenn Sie zu einem vollständig virtuellen Prozess wechseln, insbesondere eines, das nicht einfach klare Metriken und Benchmarks festlegen kann, wo es ist, “Ich brauche Sie, um 5.000 Wörter pro Tag zu transkribieren.” Das ist leicht zu messen. Dinge, die schwerer zu messen sind, bin wirklich der Meinung, dass diese persönliche Verbindung wichtig ist, weil ein bisschen von diesem Rapport, ein bisschen soziale Konsequenz, wenn diese Person schuppig ist oder nicht wirklich auf den Job tritt.
Ich denke, dass für die ständigen Teams, die Sie aufbauen, die aus sozialen Netzwerken, Ihren persönlichen sozialen Netzwerken, für mich sehr hilfreich ist. Die erfolgreichsten Remote-Mitarbeiter, die ich gemacht habe, sind durch diese Quelle gekommen.
Anita Campbell: Sie wissen, wir nutzen unsere Website, also haben wir viele freiberufliche Schriftsteller rekrutiert, indem wir einen Link im Fußzeilen haben. Es heißt: “Auf der Suche nach Schriftstellern.” Sie haben es an ein Formular angeschlossen und lassen dann die Leute das Formular ausfüllen, fragen Sie sie einfach um ein paar Informationen, und Sie können Menschen auf diese Weise untersuchen. Das hat für uns sehr gut geklappt.
Eine andere Sache, die wir getan haben, ist, dass wir auch unsere vorhandenen Freiberufler genutzt haben. Wenn Sie also eine Person mit Ihnen arbeiten lassen, können Sie sie aufnehmen. Zum Beispiel hatten wir jemanden aus Äthiopien, der einige Jahre lang für uns geschrieben hat, und wir sprachen mit ihm und er sagte: “Ja, ich kenne mehrere Leute und ich würde sie gerne einbeziehen.” Und er rekrutierte tatsächlich andere Leute vor Ort, damit wir helfen können, zu schreiben und SEO-Arbeiten zu erledigen und so weiter. Das hat also sehr, sehr gut geklappt.
Verwalten virtueller Teammitglieder mit Projektmanagement-Software
Gail Gardner: Ja, ich arbeite seit über 20 Jahren ganz online und arbeite mit Menschen in etwa einem Dutzend Ländern oder so hatten ich VAS auf den Philippinen und in Indien. Und der beste Weg, wie ich Menschen finde, finde ich einen guten, und dann bekommen sie mir andere Leute. Denn in diesen beiden Ländern gibt es große Unternehmen, die eine Reihe von Menschen einstellen, sie für eine bestimmte Fähigkeit ausbilden und dann, wenn ihr Vertrag mit dem wem immer abgelaufen ist, sie alle gleichzeitig gehen lassen. Und so ist es für Sie ziemlich einfach, einen zu bekommen und sie dann wissen zu lassen: “Oh, ihr Vertrag wird zur x-Zeit auftreten. Wie viele willst du?” Und heben Sie sie so ab.
Und so finde ich die Menschen, aber der beste Weg für mich ist, dass sie die Art und Weise, wie ich kommuniziere, kommunizieren müssen. In meinem Fall mag ich keine E-Mail. Ich habe so viel E-Mail, dass mein Kopf explodiert. Sie müssen also Skype verwenden. Alle meine Leute, mit denen ich zusammenarbeite, alle meine Mitarbeiter und alle meine Kunden und alle meine VAs verwenden alle Skype, damit ich sie in Anspruch nehmen und eine Live-Antwort innerhalb eines angemessenen Zeitraums erwarten kann. Während ich das Gefühl habe, dass Sie jemandem eine E-Mail senden, fällt es irgendwo in einen Eimer, und wer weiß, ob er es jemals sehen wird.
Das ist also für mich, und ich verwende auch Projektmanagementsysteme. Ich benutze Trello, ich benutze Zoho Connect, ich benutze Wrike für verschiedene Dinge. Unterschiedliche Personen und verschiedene Gruppen befinden sich in verschiedenen Projektmanagementsystemen. Und ich liebe Projektmanagementsysteme. Wenn Sie noch nie einen gemacht haben, wählen Sie Trello zuerst. Es ist kostenlos. Es ist sehr visuell. Sie können Ihre Prozesse sehr strukturiert und Checklisten herstellen. Wie wenn ich eine neue Person bekomme, habe ich eine sehr detaillierte Checkliste. Und alles, was sie tun, werde ich sagen: “Okay, starten Sie diese. Hier ist Ihre Checkliste. Ich möchte, dass Sie es untersuchen, während Sie es tun.” Dann gehen Sie zum nächsten. Die gleiche Checkliste ist da drin. Überprüfen Sie das, während Sie es tun.
Also weiß ich, dass sie wirklich das tun, was ich sie auffordere, denn wenn sie es abhören und ich nachprüfe und sie es nicht wirklich getan haben, dann weiß ich, dass wir Ich werde einen Moment in Jesus haben, und sie werden entweder lernen, es so zu tun, wie ich es frage. Das ist ein Problem, auf das Sie stoßen werden. Sie werden sich einfach entscheiden, es so zu beenden, wie Sie es gefragt haben, und es auf andere Weise tun, sodass Sie nicht einfach nur delegieren und vergessen können.
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- Einzelinterviews
Dies ist Teil der One-On-One Interview-Serie mit Vordenker. Das Transkript wurde zur Veröffentlichung bearbeitet. Wenn es sich um ein Audio-oder Video-Interview handelt, klicken Sie oben auf den eingebetteten Player oder abonnieren Sie iTunes oder über Stitcher.
