Das manuelle Dilemma: 4 Möglichkeiten zur Straffung der Rechnungsstellung

Kleine und mittelgroße Unternehmen tragen hauptsächlich zum Wachstum einer Wirtschaft bei. Mit Ressourcen und knappem Budget kämpfen viele Unternehmen weiterhin mit ihren Rechnungsbetrieb. Egal, ob es sich um eine Rechnungsstellung über Tabellenkalkulationen und papierbasierte Methoden oder um die Optimierung einer Rechnungssoftwarelösung bemüht, Unternehmen mussten sich an die digitale Modernisierung anpassen. Die schnelle Digitalisierung hat sich nur in den letzten Jahren verschärft und eine breitere Palette von Rechnungswesen für kleine Unternehmen geschaffen.

Laut einer BizSugar-Umfrage verwalten 36% der KMU ihre Geschäfte manuell oder auf Papier. Mit zeitlicher Zuordnung und manuellen Fehlern als Kernprobleme bei manuellen Prozessen bleibt das größere Problem beim Finden von Geldern und Ressourcen, um eine kostspielige Rechnungssoftware zu erhalten. Mit Unternehmen, die Digitalisierung benötigen, um voranzukommen, sind manuelle Methoden weniger an die aktuelle Arbeitsumgebung.

Mit den richtigen Systemen und im Budget können kleine Unternehmen ihre Forderungssysteme so optimieren, dass sie genau und schneller bezahlt werden können. Wenn Sie Ihr Unternehmen auf lange Sicht rationalisieren können, wachsen Sie in einem schwankenden Markt weiter.

Größte Herausforderungen für kleine Unternehmen

1. Manuelle Methodenkopfschmerzen und Einschränkungen

Viele kleine Unternehmen verwenden manuelle Methoden wie Word-Dokumente oder Tabellenkalkulationen zum Erstellen und Verwalten von Rechnungen, aber dieser Vorgang frisst zum Zeitpunkt. Beispielsweise muss ein Benutzer das Dokument möglicherweise als Vorlage speichern oder mehrere Dokumente auf einem Desktop speichern und dann einen Anhang über eine E-Mail senden.

Begrenzen manuelle Methoden zusätzlich flexible Zahlungssysteme. Bei der Erhalt einer Zahlung von einem Kunden muss das Unternehmen den Datensatz manuell aktualisieren, der Zeit in Anspruch nimmt. Im Gegenteil, die Verwendung eines Rechnungssystems ermöglicht es dem Unternehmen, eine Verbindung zu einem Zahlungsgateway herzustellen, das die Zahlung automatisch aktualisiert. Aus diesem Grund tendieren manuelle Prozesse dazu, die Effizienz abzubauen und mehr Möglichkeiten für Fehler zu schaffen.

2. Herausforderungen für die Erhebung von Zahlungen

Es kann für Geschäftsinhaber unangenehm sein, ihre Kunden daran zu erinnern, zu zahlen, wenn eine Zahlung fällig ist. Es besteht die Angst, die Beziehung zu den Kunden zu belasten, was zu Kundenabweichungen führt. Leider ermöglichen manuelle Prozesse und papierbasierte Methoden keine automatisierten Zahlungserinnerungen, die unangenehme Interaktionen beseitigen.

3. Schwierigkeitsgrad, die abrechnungsfähige Zeit zu verfolgen. . Leider kann es eine Herausforderung sein, diese Stunden und Bill genau zu verfolgen. Was die Geschäftsinhaber unter der Rechnung tendiert, die das Geschäft langfristig enorme Geldbeträge kostet. Im Gegensatz dazu werden einige Unternehmen über die Rechnung verfügen, wodurch sich die Kunden entfremdet fühlen und sich an anderer Stelle Dienstleistungen einholen wollen.

4. Aufrechterhalten von Komplizen

Um über die Steuergesetze auf dem Laufenden zu bleiben, und die spezifischen Steuerregeln für jedes Land, insbesondere mit neuen und wechselnden, können, können sein Herausforderung, wenn Unternehmen manuelle Rechnungsverfahren verwenden oder einfach nicht über die Ressourcen verfügen. Die Verwendung einer Rechnungssoftware, die neue Prozentsätze der Steuerplatten und alle anderen regulatorischen Anforderungen aktualisiert, sparen Kleinunternehmen eine enorme Zeit und sparen Sie sie vor kostspieligen Strafen der Regierung.

Mit so viel zu verfolgen, können sich Unternehmen überfordert fühlen, wo und wie man die Rechnungsarbeiten optimiert. Im Folgenden finden Sie vier Möglichkeiten, wie Unternehmen die Belastungen der Rechnungskosten und der Zeit erleichtern können und die Rechnungswesen in ihrem Geschäft rationalisieren können.

4 Möglichkeiten für Unternehmen, die Rechnungsstellung zu optimieren

1. Digitalisierung der Rechnungsstellung

Es ist kein Geheimnis, dass die Digitalisierung im letzten Jahr schnell zugenommen hat Eine Hälfte und die Rechnungsstellung sind nicht anders. Wenn Sie sich von manuellen und papierbasierten Methoden auf Cloud-basierte Rechnungssoftware wechseln, nutzen die KMU die Vorteile der Verschleierung der Zeit, die für die Erstellung von Rechnungen aufgewendet werden, das Kopieren und Einfügen und weniger Fehler.

Online-Rechnungssoftware ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Verkaufstransaktionen an einem Ort zu erzielen. Darüber hinaus ermöglicht es Unternehmen ein Protokoll jeder Änderung, die in der Anwendung vorgenommen wurde, wodurch eine vollständige Prüfungsspur ihrer Forderungen ermöglicht wird. Es ermöglicht Unternehmen auch, Aufgaben wie die Ausstellung von Rückerstattungen zu erstellen und die Zeit zu optimieren, die für das Senden von Schätzungen benötigt wird. Wenn alle Ihre Transaktionen leicht erfasst und zugänglich sind, ermöglichen es Effizienz und genauere Informationen, eine kritische Anforderung beim Umgang mit Finanzen.

2. Automatisierung

Wenn ein Unternehmen seine Rechnungsstellung bereits digitalisiert hat, beseitigt die Automatisierung, wenn möglich, geschäftige Arbeit und verkürzt die Zeit für Saugen. Unternehmen können wiederkehrende Funktionen wie Zahlungsemacher und wiederkehrende Rechnungen automatisieren. Um einen Schritt weiter zu gehen, können wiederkehrende Zahlungen von Kunden und die Aufzeichnung wiederkehrender Ausgaben für die Effizienz automatisiert werden. Die Automatisierung reduziert die Zeit drastisch, die für die Rechnungsstellung auf andere Weise aufgewendet wird, z. B. eine Schätzung in eine Rechnung, die Umwandlung von Zeiteinträgen in Rechnungen und erneutes Aufwand in einem Klick, ohne Informationen erneut einzugeben.

3. Rechnungsstellung mit kollaborativen Funktionen

In einer herkömmlichen Büroumgebung werden weitere Informationen durch persönliche Interaktionen ausgetauscht. Angesichts der pandemischen Arbeit von überall haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, die gemeinsamen Anstrengungen so stark wie sie persönlich zu halten. Manuelle Methoden erhöhen nur die Zusammenarbeit mit Kopien und Einfügen, Anhängen und mehr. Unternehmen sollten nach Rechnungslösungen suchen, die eine einfache Zusammenarbeit ermöglichen, z. B. die Fähigkeit, Kommentare in jeder Transaktion zu teilen. Durch die Verwendung einer Plattform, die integrierte kollaborative Funktionen enthält, können Mitarbeiter miteinander zusammenarbeiten und die Produktivität verbessern.

Eine weitere Ausgabe des Austauschs von Informationen, ob dies per E-Mail oder Tabellenkalkulationen vorliegt, ist die Privatsphäre. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass bestimmte Teammitglieder Zugang zu sensiblen Finanzinformationen haben, während andere dies nicht tun. Online-Rechnungswerkzeuge mit kollaborativen Funktionen ermöglichen es Unternehmen jedoch, einen spezifischen rollenbasierten Zugriff festzulegen, um zu definieren, was jede Person anzeigen und ändern kann.

4. Kundenportale zur Verbesserung von Kundenerlebnissen

Kunden sind das Brot und die Butter des Geschäfts. Das Erstellen eines optimalen Rechnungsprozesses erhöht nur die Kundenbindung. Einige Rechnungssysteme umfassen Kunden-oder Kundenportale, mit denen Kunden eine klare Übersicht über ihre Kaufhistorie erhalten und mit dem Unternehmen interagieren können. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen guten oder Dienst verkauft und der Kunde Zugriff auf ein Kundenportal hat, kann dieser Kunde alle seine Rechnungen bezahlt und die noch geöffneten Rechnungen betrachten. Darüber hinaus kann ein Client-Portal verwendet werden, um Schätzungen zu genehmigen, Kommentare hinzuzufügen und Kundenfragen zu beantworten, um E-Mails hin und her zu beseitigen und unnötige Telefonanrufe.

Während viele dieser Punkte, um die Rechnungsstellung zu rationalisieren, ansprechend klingen, nicht alle Unternehmen haben die Finanzen oder Ressourcen, um ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren.

Beschloss Zoho kürzlich, seine Rechnungslösung, Zoho Rechnung, auf unbestimmte Zeit frei zu machen.

Um zu wachsen und zu skalieren, müssen kleine Unternehmen alle Aspekte ihres Geschäfts modernisieren, und die Rechnungsstellung ist nicht anders. Leider kann dies bei begrenzten Budgets und Ressourcen schwierig sein, die durch die durch die Pandemie verursachten wirtschaftlichen Rückschläge noch stärker gesteigert werden.

Aber wenn Sie die Rechnungsstellung optimieren, können Sie sich auf die Automatisierung und Erstellung besserer Kundenerlebnisse konzentrieren, ohne Budget oder Mitarbeiter hinzuzufügen. Wenn Sie eine Lösung suchen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmt, kann Innovationen und Wachstum in größerem Maßstab ermöglicht werden.

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