Es gibt weltliche Aktivitäten in jedem Unternehmen. Dies sind Aufgaben, die Zeit und Energie benötigen, aber ehrlich gesagt besser von jemand anderem behandelt werden, damit Sie sich auf das Kerngeschäft Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Die meisten Geschäftsinhaber wissen, dass sie ihre Zeit für hochwertige Aufgaben wie die Geschäftsentwicklung und die Schaffung einer großartigen Kultur verbringen müssen. Und viele Geschäftsinhaber wissen, dass es sich Dass sie nicht tun sollten, erklärt Robert Levin, Mitbegründer von Awn Now, einem nahe Shore-Unternehmen, das erschwingliche virtuelle Assistenten anbietet.
Aber wo können Sie jemanden finden, der diese Aufgaben erledigt? Geben Sie den virtuellen Assistenten ein!
Wo finden Sie einen virtuellen Assistenten
Virtuelle Assistenten “,
Wenn Sie im Web suchen, finden Sie eine Reihe virtueller Assistentenunternehmen Ich möchte, dass Sie sofort Hilfe leisten. Einige bieten amerikanische Assistenten mit umfassender Bildung für eine Prämienquote an, andere werden mit Auslandsbasis, englischsprachigen Assistenten zu einem niedrigeren Preis anbieten. Aber am Ende hängt alles davon ab, wofür Sie sie brauchen, wie Sie sie verwenden möchten und was Sie sich leisten können.
Virtuelle stellvertretende Stellenausschreibungen
Auf der anderen Seite eines virtuellen Assistenten können Sie einen virtuellen Assistenten aus einer Vielzahl von Jobbörsen wie Freelancer.com oder Freelancer oder Hiremymom.com. Diese Websites bieten Freiberuflern, die Sie auf Projektbasis für Projektbasis oder Teilzeit und Vollzeit einstellen können. Aber bevor wir jemanden einstellen, schauen wir uns die Tipps unten an.
In Anbetracht der wichtigen Rolle, die sie spielen, ist es entscheidend, bei der Einstellung eines virtuellen Assistenten mit Bedacht auszuwählen. Im Folgenden finden Sie einige Geheimnisse, um die richtige Einstellung zu erhalten. Sie möchten offensichtlich Aufgaben entlasten. Bestimmen Sie zunächst Ihre spezifischen Bedürfnisse. Oft wissen Sie, dass Sie einen brauchen, aber können Sie nicht genau auf ein paar Aufgaben fassen. Mach dir keine Sorgen. Im Laufe ein paar Wochen finden Sie viel Arbeit, um Ihren Teller auszuziehen und Ihrem Assistenten zu geben. Ein guter Assistent hilft Ihnen dabei, diese Dinge herauszufinden.
Wissen Sie, welche Eigenschaften Sie suchen
Die einen virtuellen Assistenten einstellen, ähnelt der Einstellung eines Mitarbeiters. Sie müssen sicherstellen, dass sie für den Job qualifiziert sind. Der Interviewprozess sollte darauf ausgerichtet sein, herauszufinden, wie eine Person mit bestimmten Situationen und nicht nur ihrer früheren Berufserfahrung umgehen wird. Die Sternmethode ist eine strukturierte Art, auf eine verhaltensbezogene Interviewfrage zu reagieren, indem die spezifische Situation, Aufgabe, Handlung und das Ergebnis der Situation diskutiert werden, die Sie beschreiben, die sie getan haben?
Wenn sie in einem Team waren, was lag ihr Beitrag? Wenn X passiert ist, wie haben sie damit umgehen? Und die Besitzung von Fehlern zu übernehmen ist ein Muss. Wir alle machen Fehler, aber wir geben zu, dass wir sie verursacht haben und daran arbeiten, sie zu korrigieren, sollte unsere Erwartung in dieser Situation sein.
Wissen Sie, welche Fähigkeiten Sie suchen
Es ist wichtig, ein klares Verständnis dafür zu haben, welche Fähigkeiten Sie in Ihrem virtuellen Assistenten suchen. Werden sie Ihre sozialen Medien verwalten? Benötigen sie Erfahrung mit QuickBooks? Senden sie Rechnungen aus? Benötigen Sie jemanden, der Ihre nächste PowerPoint-Präsentation zusammenstellt? Sollten sie Verkaufserfahrung haben? Kundenservice Erfahrung? Du bekommst das Bild. Erstellen Sie Ihre Liste der Bedürfnisse und versuchen Sie, so viele davon wie möglich zu füllen. Aber denken Sie daran, niemand weiß alles.
Behalten klarer Kommunikation
Ein wesentlicher Unterschied zwischen der Einstellung eines Vollzeitbeschäftigten und eines virtuellen Assistenten ist physische Präsenz. Im Gegensatz zu einem regulären Mitarbeiter kann ein virtueller Assistent nicht in Ihre Kabine eintreten, um Antworten zu erhalten. Dies macht die Kommunikation äußerst entscheidend. Sie sollten daher nach einem virtuellen Assistenten suchen, der jederzeit eine vollständige Transparenz in der Kommunikation unterhält.
Wählen Sie einen Kommunikationskanal und den Ansatz
Eine der wichtigsten Möglichkeiten, um die Kommunikation offen zu halten, besteht darin, eine Plattform und einen Kommunikationsstil zu übernehmen, an den Sie sich beide halten. Kommunikation ist der Schlüssel für jede Beziehung, insbesondere bei jemandem, der nicht in Ihrem Büro arbeitet. Es ist wichtig, einen für Sie funktioniert. Gibt es einen täglichen Anruf? Verwenden Sie Skype oder Zoom? Ist Slack ein Teil Ihrer Kommunikationsroutine? Es liegt an Ihnen, eine offene Kommunikationslinie zu bestimmen, die beide Parteien auf dem Laufenden hält.
Suchen Sie nach jemandem mit Branchenerfahrung
Angenommen, Sie besitzen ein kleines B2B-Geschäft und Ihre Zielgruppe ist die ernsthaftere und entwickeltere Gruppe von Menschen und Entscheidungsträgern. Würden Sie davon profitieren, indem Sie einen Anfänger ohne Branchenerfahrung einstellen? Wahrscheinlich nicht. Vielmehr sollten Sie nach jemandem suchen, der über genügend Wissen über die Branche verfügt, in der Sie arbeiten. Eine Person mit starker Branchenerfahrung wird verstehen, was das Publikum wirklich will.
Stellen Sie sicher, dass sie Fehler besitzen können. ” Es ist diese Qualität, die es Ihnen erleichtert, mit ihnen zu arbeiten. Wie Ostroff sagt: “Sie schätzen ihre Arbeit und ihre Beiträge zu Ihrem Erfolg und übernehmen die Verantwortung für Fehler oder Missverständnisse, damit sie in Zukunft besser abschneiden können.” Die Besitzung von Fehlern zeigt auch die Rechenschaftspflicht der Person an, was eine großartige Qualität in einem virtuellen Assistenten ist.
Fragen Sie nach nachweisbaren Referenzen
Eine einfache, aber effektive Möglichkeit, die Fähigkeiten und Qualitäten eines potenziellen virtuellen Assistenten zu messen, besteht darin, nach Referenzen und Testimonials früherer Arbeitgeber zu suchen. Stellen Sie sicher, dass Sie genau darauf achten, was ihre früheren Arbeitgeber über ihre Arbeit, Persönlichkeit und Fähigkeiten zu sagen haben. Basierend auf den Testimonials können Sie die richtige Person für den Job finden.
Das geht wirklich auf meine früheren Kommentare zurück und die Einstellung eines virtuellen Assistenten ähnelt der Einstellung eines Assistenten”, sagte Levin. “Würden Sie die Referenzen eines Kandidaten überprüfen, der in Ihrem Büro arbeiten würde? Hat das Unternehmen, das Sie der Assistent von Zeugnissen von anderen Kunden einstellen, die die VAs verwenden?
, stellen Sie sicher, dass sie verstehen, dass sie verstehen Social Media
Wenn Sie jemanden einstellen, um beispielsweise Ihr Facebook-Konto zu verwalten, ist es wichtig, dass sie vollständig verstehen, wie die Website funktioniert. Abgesehen von einem umfassenden Verständnis der Funktionen von Facebook ist es wichtig, klar zu wissen, was es für Unternehmen tun kann. Eine gute Erfolgsbilanz wird Ihnen helfen, die Fähigkeiten eines potenziellen virtuellen Assistenten bei der Ausführung des Jobs zu untersuchen.
Suchen Sie nach einigen, die Vorschläge machen
Professionelle virtuelle Assistenten haben genug Vertrauen in ihre Fähigkeiten und Erfahrungen, um Vorschläge auszutauschen, die ihrer Arbeit helfen und Ihrem Unternehmen zugute kommen. “Sie können auch Vorschläge machen, wenn es um Prozesse und Effizienz geht, die auf ihren eigenen Erfahrungen basieren, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen nahtlos zu führen”, erwähnt Ostroff. Nützliche Inputs und Vorschläge können Ihnen letztendlich helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Suchen Sie nach einigen, die Fragen stellt
Wenn ein potenzieller virtueller Assistent Fragen zu der Auftragsrolle und der Verantwortlichkeiten stellt, zeigt dies sein Interesse daran, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Gültige Fragen sind auch nützlich, um Ihnen dabei zu helfen, genau definierte Stellenverantwortlichkeiten zu kreisten.
Ich habe jeden virtuellen Assistenten interviewt, der für mein Unternehmen arbeitet”, sagt Levin. “Diejenigen, die hervorstechen Um tief in sich und in Ihr Geschäft zu schauen, um herauszufinden, was Sie wirklich tun müssen und was jemand anderes tun könnte. Dann müssen Sie herausfinden, welche der Dinge, die andere tun können, tatsächlich an eine VA delegiert werden “, sagt Ostroff .
Versuchen Sie es mit einem Versuch
Nicht sicher, wie Ihre Beziehung zum virtuellen Assistenten ausgehen wird? Versuchen Sie es mit einem Testprojekt, um Gewässer zu testen.
Virtuelle Assistenten, die von Monat zu Monat häufig eingestellt werden, sodass ein Testlauf oder eine Probezeit leicht festgestellt werden kann”, sagt Levin. “Ich habe auch Unternehmen vor dem Start Performance-Tests erstellen, die die Kandidaten durchführen. Es ist einfach, die Liebe zum Detail und das kritische Denken einer VA anhand eines kleinen Testbeispiels zu identifizieren. Ich empfehle auch, die VA im Laufe der Zeit in tägliche Aufgaben zu erleichtern. Je mehr Zeit und Erfahrung, die Sie mit Ihrer VA arbeiten, desto mehr Arbeit möchten Sie abladen. Das Risiko, etwas Wichtiges zu riskieren, wenn der Assistent nicht zutrifft, ist nicht richtig geeignet “, erklärt Ostroff. Wenn das kleine Projekt gut läuft, können Sie dem Assistenten mit größeren Aufgaben vertrauen.
Suchen Sie nach großartigem Management
Eine wichtige Qualität eines guten virtuellen Assistenten laut Ostroff ist ihre Fähigkeit, “tägliche Artikel zu nehmen, die Stress verursachen , aber nicht eigentlich so schwierig. ” Dazu muss der virtuelle Assistent über großartige Zeitmanagementfähigkeiten verfügen. Mit anderen Worten, sie sollten wissen, wie sie unterschiedliche Jobs und Multi-Tasks priorisieren können, ohne die Frist zu verpassen. Sie sollten auch Ihre Zeit schätzen und sicherstellen, dass Sie eine Einigung über die Zeitpläne haben.
Suchen Sie nach einer kompatiblen Persönlichkeit. Würden Sie sich zum Beispiel wohl fühlen, wenn Sie sich remote mit jemandem zusammenarbeiten, der überhaupt nicht spricht? Sie müssen ein klares Verständnis für die zwischenmenschlichen Eigenschaften haben, die Sie in einer Person suchen, die Sie nicht jeden Tag von Angesicht zu Angesicht treffen.
Stellen Sie sicher, dass sie Ihre Zielgruppe verstehen
Wenn Sie versuchen, über soziale Medien oder einen anderen Ansatz mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten Das Publikum oder zumindest ist bereit, sein Wissen zu verbessern. Sagen Sie, Ihre Zielgruppe ist ein durchschnittlicher amerikanischer Teenager, der in einer kleinen Stadt lebt. Sie würden davon profitieren, einen virtuellen Assistenten einzustellen, der den Puls dieser Art von Publikum kennt.
Suchen Sie nach jemandem, der erreichbar bleibt. Wir haben zuvor die Notwendigkeit einer offenen Kommunikation erwähnt. Überlegen Sie also, wie schwierig dies sein könnte, wenn Sie mit jemandem auf der anderen Seite des Planeten arbeiten würden-mit radikal unterschiedlichen Stunden. Dank des Internets gibt es verschiedene Möglichkeiten, sich mit Menschen zu verbinden, die kilometerweit entfernt sitzen. Es ist aber auch wichtig, jemanden zu finden, der sich mit Ihren Arbeitszeiten wohl fühlt. Wenn Sie beispielsweise in den USA sitzen, würde dies dann dazu beitragen, einen virtuellen Assistenten in Malaysia einzustellen, wenn Sie täglich in Kontakt stehen müssen?
Suchen Sie nach jemandem, der Ihr Geschäft versteht
Der richtige virtuelle Assistent wird stärker involviert. Er oder sie weiß, dass sie, um Ihnen zu helfen, sich mit Ihrem Publikum zu verbinden, verstehen, worum es in Ihrem Unternehmen geht. Es ist dieses Verständnis, das ihnen hilft, etwas über Ihre Strategie zu lernen und auf effektivste Weise beizutragen.
Suchen Sie nach jemandem, der bereit ist zu lernen
Sie müssen möglicherweise nicht immer einen virtuellen Assistenten mit mehreren Jahren Erfahrung einstellen. Eine vergleichsweise weniger erfahrene Person kann auch großartige Arbeit leisten, solange er/sie die Entschlossenheit hat zu lernen. Möglicherweise müssen Sie zuerst diese Person pflegen, aber die Auszahlungen sind größer, wenn Sie ihre erheblich niedrigen Kosten betrachten.
Ich finde, das ist entscheidend für die Einstellung von jemandem”, sagt Levin. “Ich bin ein Befürworter, den” richtigen “Kandidaten zu finden und ihnen die Fähigkeiten beizubringen, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Wenn Ihre VA ein Interesse am Lernen hat, können Sie ihn/sie für Ihre Erwartungen pflegen. Es ist auch wichtig, dass eine VA Feedback akzeptiert und es wichtig ist, dass wir als Chef konstruktives Feedback geben, das unserer VA besser abschneidet. Wiederum ist die Kommunikation der Schlüssel.
Suchen jemanden, der Feedback nimmt
Eine virtuelle Assistentin, die ernsthaft über seinen Job ernsthaft ist, wird proaktiver, um Feedback zu suchen, um Verbesserungsbereiche zu finden. Die Bereitschaft, Feedback zu erhalten, ist ein klarer Indikator für die Ernsthaftigkeit des Assistenten in Bezug auf den Job.
Sie möchten, dass jemand, der Sie auf dem Laufenden hält
Es ist schwierig, das im Auge zu behalten, was der virtuelle Assistent vorhat, weil Sie sich nicht physisch nahe beieinander befinden. Aber eine gute virtuelle Assistentin versteht das, und deshalb hält er Sie von Zeit zu Zeit auf dem Laufenden. Ein guter virtueller Assistent wird Updates austauschen, um Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten und die Fehlkommunikation zu beseitigen.
Suchen Sie nach jemandem, der detaillierte Projektberichte liefert
Professionelle virtuelle Assistenten haben ein Auge für Details. Sie erkennen die Rolle eines detaillierten Berichts an, um den Status, den Fortschritt und die Verbesserungsbereiche des Projekts zu verfolgen. Ein detaillierter Projektbericht hilft Ihnen auch, zu wissen, was Sie aus dem Engagement herausholen, was bei der Überwachung der Kapitalrendite von Vorteil ist.
Suchen Sie jemanden, der Ihre Bedürfnisse erwartet
Ein professioneller virtueller Assistent nimmt sich die Zeit, Ihr Unternehmen und seine Bedürfnisse zu verstehen. Im Laufe der Zeit beginnt der virtuelle Assistent mit der Erwartung Ihrer Geschäftsanforderungen und kann fundierte Entscheidungen treffen.
Abschließend ist die Einstellung eines virtuellen Assistenten ähnlich wie die Einstellung eines Mitarbeiters, den Sie Ihrem Team hinzufügen möchten, aber mit ein paar Änderungen “, sagt Levin. Und Ihr Assistent ist sich klar, wenn Sie mit einem virtuellen Assistenten zusammenarbeiten, wird Ihr Geschäft geändert und Ihnen die Zeit ermöglichen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die Sie Geld verdienen. ”
