Sind Ihre Finanzpolitik stark genug, um Ihr kleines Unternehmen zu schützen?

Wenn jeder Penny zählt, ist es ein Hauptanliegen, die Kontrolle über die Finanzen Ihres kleinen Unternehmens zu erhalten. Kleine Unternehmen müssen ein enges Schiff leiten, sodass finanzielle Prozesse effizient, sicher und kontrolliert werden sollten, um das Unternehmen am Leben zu erhalten. Große Unternehmen haben ganze Abteilungen, um sicherzustellen, dass Unternehmensfinanzen auf dem Laufenden bleiben. Aber was ist mit kleineren Unternehmen? Glücklicherweise können Sie durch die Nutzung der verfügbaren und erschwinglichen Lösungen die Schritte unternehmen, die eine bessere Kontrolle und den Schutz Ihrer finanziellen Prozesse bieten.

Schritt 1. Starke Finanzpolitik

Jetzt, da Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie Ihre Finanzverfahren überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie eine solide Grundlage für Ihr Unternehmen aufgebaut haben weiterhin gedeihen. Achten Sie besonders auf Ihre aktuelle Strategie für finanzielle Genehmigungen, da dies ein Bereich ist, in dem viele kleine Unternehmen den Fehler machen, zu viele Geldverantwortung in die Hände von zu wenigen Mitarbeitern zu bringen.

Es ist kritisch, dass Ihre Konten (AP)-Verfahren (AP-) Verfahren Sie ermöglichen, Zahlungen zu genehmigen, zu bezahlen und zu synchronisieren, und Ihre Konten-Forderungen (AR)-Verfahren können Sie Rechnungen senden und schneller bezahlt werden. Leider verwenden heute viele kleine Unternehmen noch überwiegend manuelle und papierbasierte AP & AR-Verfahren. Dies wird oft mit einem Fehlen von Zustimmungsarbeitsabläufen und Richtlinien entsteht.

Unabhängig von der Größe Ihres Personals sollte Ihr Unternehmen eindeutig skizzieren, welche Mitarbeiter die Erlaubnis haben, bestimmte Finanzdokumente zu bearbeiten, damit Sie Fehler und Missverständnisse vermeiden können. Es kann eine Person oder mehrere sein. Für die zu zahlenden Genehmigungen für Konto sollten Ihre Richtlinien sehr klar sein, wer die Genehmigung von Zahlungen für das Unternehmen, einschließlich der Genehmigung von Ausgaben für Kredit-und Debitkarten, genehmigt. Sie sollten entscheiden, wer im Unternehmen neue Anbieter genehmigen und autorisieren kann und auf Anbieterinformationen zugreifen kann. Außerdem sollten Änderungen an einem Scheck-oder Sparkonto die richtigen Genehmigungskanäle durchlaufen. Wie Verbindlichkeiten sollten Forderungen niemals nur einer Person zugeordnet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Verfahren für die Aufnahme von Geld über ein System von Schecks und Guthaben verfügen.

Kleine Unternehmen benötigen eine Lösung, bei der Zahlungs-und Anbietergenehmigungsrouten auf höchstem Niveau festgelegt werden können. Daher besteht im Workflow-Prozess keine Chance auf verpasste Schritte (Ihnen helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden). Finanzköpfe können in Sekundenschnelle erweiterte Regeln erstellen, um sicherzustellen, dass die Transaktionen von der richtigen Person oder dem richtigen Team genehmigt und genehmigt werden und mit den Geschäftszielen und Zielen übereinstimmen.

Bill.com Zahlungs-und Anbietergenehmigungsrouten ermöglichen es Ihnen, all dies zu tun.

Schritt 2. Überprüft und Balances

Die richtige AP/AR-Plattform hilft, eine ernsthafte Herausforderung für kleine Unternehmen zu verringern-vorgebracht. Betrug kann aus internen oder externen Quellen stammen. Verwenden Sie zum Schutz Ihres Unternehmens vor internem Betrug ein System von Schecks und Guthaben, um sicherzustellen, dass niemand die Kontrolle über alle Teile einer Finanztransaktion hat. Separate Aufgaben, bei denen ein Betrug wahrscheinlicher ist, wie z. B. Zahlungen und Aufzeichnungszahlungen, und dann unbedingt die Konten nach einem regulären Zeitplan in Einklang bringen. Einfach ausgedrückt: Die gleiche Person sollte nicht in der Lage sein, eine Rechnung zu genehmigen und zu bezahlen.

Die korrekten Benutzerrollen und Berechtigungen ermöglichen es den Mitarbeitern, an den AP-und AR-Prozessen des Unternehmens teilzunehmen, ohne auf das Unternehmensbankkonto oder das Buchhaltungssystem zuzugreifen.

Die richtige AP-Plattform bietet klar definierte Rollen mit verschiedenen Maßstäben an Zugänglichkeit und Kontrolle:

  • Genehmigung von Rechnungen
  • Autorisieren Zahlungen
  • Planungszahlungen
  • Verwalten des Benutzerzugriffs

Diese Berechtigungen richten sich an bestimmte Rollen wie Plattform “Administrator”. “Buchhalter”, “Angestellter”, “Genehmiger”, “Zahler” und “Auditor”. Sobald die Rollen definiert sind und die Berechtigungen festgelegt sind, ist es einfach, auf einen Prüfungsweg zuzugreifen. Jetzt kann ein Geschäftsinhaber schnell aufdecken, wer was, wann und wie viel bezahlt hat.

Halten Sie einen Audit-Trail

Auch wenn Sie eine geringfügige Chance haben, dass Sie geprüft werden, sollten Sie immer vorbereitet sein-keine Rolle, die die Größe Ihres kleinen Unternehmens ist. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine All-in-One-Plattform für die AR-und AP-Automatisierung zu verwenden. Auf diese Weise können die Auditoren die Zahlungen und Forderungen Ihres Unternehmens vollständig sein, um Zeit zu sparen und das Risiko für Ihr Unternehmen zu verringern. Wirtschaftsprüfer möchten wissen, ob vor der Zahlung etwas genehmigt wurde und ob Sie dokumentierte Prozesse befolgt haben. Bill.com führt einen Audit-Pfad aller Genehmigungen, Änderungen und Zahlungen, damit die Prüfer das erhalten können, was sie benötigen, ohne einen Papierpfad oder eine Nachsorge mit Einzelpersonen in Ihrem Unternehmen zu befolgen.

Ihr Unternehmen ist zu wichtig, um diese entscheidenden Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass finanzielle Kontrolle und Sicherheit vorhanden sind, um Ihr Geld auf höchstem Niveau zu schützen. Sie können heute mit der Umsetzung robusterer finanzieller Kontrollen beginnen.

In Zusammenarbeit mit Bill.com, wo KMUs eine bessere finanzielle Kontrolle über ihre Unternehmen erlangen, kostspielige Fehler reduzieren und das Risiko eines Betrugs verringern können. Ihre erschwinglichen Lösungen bieten eine bessere Kontrolle und den Schutz Ihrer finanziellen Prozesse.

Video:Sind Ihre Finanzpolitik stark genug, um Ihr kleines Unternehmen zu schützen?

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